Rozmaite podmioty muszą dziś przywiązywać dużą wagę do zagadnień związanych z ochroną danych osobowych. Wynika to w największym stopniu z przyjęcia przez Polskę RODO, a więc ogólnoeuropejskich regulacji definiujących zakres obrotu danymi oraz ich ochrony. Co ważne, zagadnienia te nie dotyczą jedynie podmiotów gospodarczych, ale też wszelkiego rodzaju instytucji. Generalnie chodzi o wszystkie osoby prawne, które posiadają dane osobowe klientów, pacjentów, uczniów czy interesantów i co za tym idzie zarządzają nimi. Konieczne jest przestrzeganie na tym odcinku pewnych standardów, ponieważ bez nich nie może być mowy o zapewnieniu należytych rezultatów. Audyt ochrony danych osobowych może być doskonałym sposobem na wskazanie ewentualnych błędów. W następnym kroku będzie można wdrożyć rozwiązania, które pozwolą wyeliminować problematyczne zjawiska i co za tym idzie „uszczelnić” cały system oparty o przepisy RODO.
Profesjonalny audyt ochrony danych osobowych – kto się nim zajmuje?
Na polskim rynku działają biura i agencje, jakie na co dzień poświęcają sporo uwagi zagadnieniom związanym z ochroną danych. Czasami są to kancelarie prawne, a czasami skupiające się na tematyce podatkowej i rachunkowej. Mając należyte uprawnienia, można z powodzeniem prowadzić audyty u klientów, a także pomagać w stworzeniu ramowych rozwiązań skutkujących poprawą jakości ochrony danych. Oczywiście jak w każdej kwestii, tak i tutaj konieczne jest podążanie za pewnymi wytycznymi, jakie wypływają wprost z przepisów prawa. Skuteczny audyt ochrony danych osobowych skupia się głównie na ustaleniu stanu faktycznego, a w drugiej kolejności na wprowadzaniu zmian. Stosunkowo rzadko w wyniku audytu można stwierdzić, że wszystko jest idealnie i niczego w wewnętrznych procedurach RODO nie uda się już poprawić. Pole do zmian na lepsze praktycznie zawsze istnieje.
Audyt ochrony danych osobowych w wymiarze kontroli
Dobry audytor to taki, który wykonuje swoje zadania bezstronnie i jest maksymalnie skupiony na rzetelnym podejściu do swojej misji. Jego celem nie jest wartościowanie, ale udzielenie odpowiedzi na pytanie, jak w danych warunkach personel wywiązuje się ze zobowiązań wynikłych z przyjęcia RODO. Praktycznie zawsze kluczem do sukcesu w ochronie danych jest ustanowienie w ramach podmiotu administratora danych osobowych, określanego w skrócie jako ADO. Co ciekawe, pewną opcją jest też skorzystanie z usługi zewnętrznych administratorów. Działania te są realizowane na zasadzie outsourcingu, a więc wyprowadzania pewnych zadań poza centralę. Są firmy, które posiadają konieczne uprawnienia. Niektóre z nich mogą też przeprowadzać sam audyt ochrony danych osobowych, a doświadczenie w zarządzaniu danymi pomaga w formułowaniu zoptymalizowanych zaleceń.
Warto mieć to na uwadze, powierzając przygotowanie audytu.
Jak traktować audyt ochrony danych osobowych?
Najważniejsze to prawidłowo podchodzić do całego procesu. Generalnie rzecz biorąc, kluczowym celem audytów jest zawsze poprawa sytuacji na konkretnym odcinku. Nie ma znaczenia, czy przedmiotem jest bezpieczeństwo IT, czy zagadnienia związane z RODO. Każdorazowo trzeba skoncentrować się na tym, aby sprowadzić na firmę czy instytucję dobre i pomocne rozwiązania. Audyt ochrony danych osobowych to szansa na to, aby lepiej funkcjonować w bardzo istotnym kontekście. Ignorowanie zagadnienia i marginalizowanie go stwarza ryzyko, na które nie warto sobie pozwalać.
Konsekwencje mogą być naprawdę fatalne.